Quando você pensar em adquirir um sistema de T.I. para a sua empresa, uma etapa essencial que não deve ser esquecida é a implementação. Isso porque essa parte envolve diversos itens importantes que vão garantir o sucesso do funcionamento do sistema na sua empresa. Mas então como implementar um sistema de T.I.? Vamos entender mais!

Primeiro é importante entender que obter um sistema de Tecnologia da Informação para sua empresa é um processo complexo. Ao adquirir um software para o seu negócio, você deve levar em consideração inúmeros fatores, como já explicamos neste texto.

Após a escolha ideal, que deve sempre contar com o auxílio de uma empresa especializada, chega a parte de efetivamente implementá-la. É imprescindível você entender como implementar um sistema de T.I. na sua empresa para que nenhum passo deixe de acontecer.

Como implementar um sistema de T.I. na sua empresa: passo a passo

 1 – Elaborar um projeto ou um plano de implementação

Implementar um software ou sistema de T.I. em uma empresa é como realizar uma reforma. É algo que vai exigir tempo e planejamento, e por isso não pode ser feito sem um projeto.

Assim, ao pensar em como implementar um sistema de T.I., lembre-se de dar o primeiro passo: montar uma equipe de implementação. Com membros da sua equipe e da empresa especializada contratada por você, eles irão criar o plano para iniciar o uso dessa nova ferramenta.

Nesse projeto, estarão inclusos itens como as demandas, as customizações, os testes e todo o cronograma alinhados ao calendário da empresa. Além disso, é importante nessa fase também definir os papéis de cada pessoa dessa equipe e qual será a responsabilidade de cada um nesse processo.

2 – A implementação gradativa

Com o projeto definido e aprovado, você pode se perguntar: como implementar um sistema de T.I. efetivamente? Seguindo o plano, isso vai acontecer de forma gradual, com a migração de cada processo para a nova plataforma.

A mudança não pode ser brusca, para que não impacte nos processos e na rotina dos usuários. Por isso, essa migração começa sendo feita gradualmente por profissionais especializados e acompanhados pela equipe do projeto.

3 – Treinar os colaboradores

Juntamente com essa migração gradual, é importante que já seja feito em paralelo o treinamento dos colaboradores. Afinal, são eles que vão utilizar a ferramenta no dia a dia.

Ao treiná-los aos poucos, você também garante que eles vão absorver as informações de forma mais otimizada. Além disso, eles terão tempo para se adaptar e fazer seus próprios testes, tendo sua experiência de navegação individualizada.

Se você deixar para treiná-los apenas ao final, você corre o risco de “despejar” informações demais e ao mesmo tempo. Isso dificulta que eles assimilem tudo o que é necessário e também aumenta o tempo de adaptação deles.

4 – Testar e monitorar

Ao pensar em como implementar um sistema de T.I., a parte de testes não pode ser esquecida.

Antes do sistema começar a ser efetivamente usado, é importante que sejam feitos diversos testes. Isso deve acontecer principalmente nas funcionalidades primordiais que ele deve suprir.

Por isso, a melhor forma de ter certeza de que tudo vai correr bem é criar uma série de testes envolvendo os próprios usuários. Dessa forma, você também já garante o engajamento deles nesse projeto.

Nessa etapa, é imprescindível contar com o suporte técnico de uma empresa especializada, que poderá analisar todas as operações e os possíveis “gaps” no futuro da ferramenta. Com isso, você evita surpresas e permite mais agilidade no início das operações.

Além disso, não se esqueça de continuar o monitoramento mesmo depois da implementação, para garantir que tudo está correndo bem.

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